10
ting du må vite om arkiv og kommunereform

Hva skjer med opplysninger om deg og dine
rettigheter hvis kommunen din blir slått sammen med en annen? I verste fall kan
dokumentasjon av rettighetene dine gå tapt. Det er kommunestyret i din kommune som har
det øverste ansvaret for at arkivene blir tatt vare på ved en sammenslåing.

1)
Hva er kommunale arkiver?

Gjennom sin aktivitet skaper og mottar kommunen dokumenter, og
dermed arkivmateriale. Kommunale arkiver kan være alt fra saksdokumenter i
papirformat til innholdet i databaser, nettsider, sosiale medier, filområder,
e-postregistre, SMS og nettskyer. Arkiver som dokumenterer dine rettigheter
skal som regel bevares svært lenge. Arkiver som inneholder dokumentasjon av
historisk, kulturhistorisk eller forskningsmessig verdi skal tas vare på for
all fremtid.

2) Hvilke
arkiver tar kommunen min vare på?

Kommunene har blant annet ansvar for
skole, barnevern, sosial-, helse- og omsorgstjenester. Kommunale arkiver brukes
for eksempel til å dokumentere barnevernets håndtering av overgrepssaker, de
viser oppfølgingen hver enkelt elev fikk i grunnskolen, og hvordan
pleietrengende blir ivaretatt. Arkivene kan også dokumentere eiendomsgrenser,
byggesaker, lokalt næringsliv, hva
kommunen bruker pengene på, og forenings- og kulturliv.

3) Hva
slags informasjon har kommunen min om meg?

Som innbyggere i en velferdsstat har vi
alle krav på offentlige tjenester som undervisning, sosialtjenester og
helseomsorg. Har du for eksempel gått på skole, oppsøkt helsestasjonen, bygd
eller kjøpt deg hus, vil det finnes informasjon om deg i kommunens arkiver. Har
du flyttet på deg, vil det ligge opplysninger i flere kommuner.

4) Hvorfor
er det viktig for meg at denne informasjonen blir tatt vare på?

Arkvene sikrer rettighetene dine i
samfunnet. Hvis du selv mister viktige papirer – enten du roter de bort eller
er utsatt for brann – skal du være trygg på at de fremdeles  finnes i kommunens arkiver. Dette kan dreie
seg om papirer som viser hvor stor tomten din er, vedtak om sykehjemsplass, om
barnet ditt har fått den spesialundervisningen hun har hatt krav på, og hvilke vaksiner hun har fått.
Ryddige og tilgjengelige arkiver styrker offentligheten og dine og mine
muligheter til å få innsyn i den informasjonen vi har krav på.

5)
Hvordan kan dokumentasjon av mine rettigheter gå tapt ved en
kommunesammenslåing?

Kommunens dokumentasjon produseres i dag hovedsakelig i
elektronisk form. Når to eller flere kommuner som arkiverer dokumentene sine i
ulike datasystemer skal slås sammen til én kommune, er det fare for at ting
blir borte. Det kreves nøye planlegging for å redusere risikoen for at
dokumentasjon går tapt. Ved en kommunesammenslåing er det mange krevende
spørsmål som skal besvares. Erfaringer viser at arkivforhold ofte får lite oppmerksomhet
når kommuner har gått sammen. Manglende styring på dette området vil gi ekstrakostnader for
Kommune-Norge.

6)
Hva skjer om noe går tapt?

Det kan bety at innbyggerne får problemer
med å dokumentere sine rettigheter. Hvis du ikke selv kan fremvise
dokumentasjon, vil ikke kommunen ha oversikt over dine rettigheter. Du kan
risikere at kommunen ”glemmer deg” og at du ikke uten videre får de
rettighetene du har krav på. Kommunen kan få ekstrautgifter ved å måtte
rekonstruere tapte arkiver, og dessuten kostnader ved å ikke kunne dokumentere
sine vedtak og tiltak i forbindelse med rettssaker.

7)
Hvem er ansvarlig for at ingenting går tapt?

Kommunene har selv ansvar for å
vedlikeholde og oppbevare egne arkiver, også etter at de ikke lenger bruker dokumentasjonen
aktivt i saksbehandlingen. Kommunens ledelse, som planlegger sammenslåingen og
forvalter økonomien, må sørge for at håndtering av arkivene også blir en
integrert del av arbeidet med sammenslåingen. Det er politikerne,
kommunestyret, som har det øverste ansvaret for at arkiv ikke går tapt.

8)
Hva må kommunen min gjøre for å sikre min rettighetsdokumentasjon?

Kommunen må kartlegge hva de har av
informasjon. Deretter må de vurdere hva som må tas med videre inn i en ny
kommune. De må bruke tid på å planlegge hvilke datasystemer som fortsatt skal
driftes, hvilke som kan legges ned og hvor informasjon fra nedlagte systemer
skal lagres. Dette er ressurskrevende. Se anbefalte tiltak på
arkivverket.no/kommunereform.

9)
Hvordan kan jeg sjekke at kommunen min tar dette på alvor?

Mange av dine fremtidige og nåværende
rettigheter finnes dokumentert i ett eller flere kommunale arkiv, i en blanding
av papirarkiver og digitale arkiver. Be gjerne om innsyn i saker, eller følg
med på at kommunen din ikke glemmer dokumentasjon og arkiv i forbindelse med
sammenslåinger. Du har også rett
til å kreve innsyn i dokumenter som handler om sammenslåingen.

10)
Hvilket ansvar har Riksarkivaren?

Riksarkivaren lager veiledninger,
oppdaterer lover og forskrifter og informerer. Informasjonen fra Riksarkivaren
skal kunne gi grunnlag for veloverveide beslutninger eller tiltak. I samarbeid
med kommunal sektor vil Riksarkivet komme med en komplett veiledning som skal
være ferdig til 1. mai 2016. Riksarkivaren
fører også tilsyn med arkivarbeidet i kommunene. Kommunereformen er et tema som
blir tatt opp under tilsynene.

Til mer informasjon om Riksarkivarens arbeid med kommunereformen

(foto: Depositphotos.com)