Riksarkivet
+ gode arkivreferansar = sant

 
Hallo? Er det Riksarkivet? Vi skulle gjerne fått tak i eit bilete til ei sak om
andre verdskrig som vi jobbar med. Vi fant biletet på nett, og det står foto:
Riksarkivet. Noko meir veit vi ikkje. Kan du hjelpe oss?

I Riksarkivet finst det om lag to
millionar bilete og milliardar med dokument.

Når desse bileta og dokumenta tek turen ut
i verda for å stå på trykk i diverse medium, tidsskrift, nettstader med meir,
er det viktig at også arkivreferansen får spalteplass.

Denne lange tal- og bokstavrekkja kan
verke meiningslaus og ubegripeleg for mange, men for oss er dette nøkkelen til
effektiv sakshandsaming. Når ”Gunhild” frå Sogn sender e-post til oss fordi ho
vil vite meir om eit bilete ho såg i lokalavisa, kan det ta lang tid å hjelpe
henne dersom Gunhild ikkje har anna arkivreferanse enn ”foto: Riksarkivet”. Med
fullstendig arkivreferanse derimot, kan vi levere rask service til Gunhild
fordi vi slepp å bruke lang tid på å leite i arkiva. Kort fortald ein vinn-vinn-situasjon
for alle partar, og ein tidstjuv mindre i Staten.

Andre positive sider ved å skrive gode
arkivreferansar er sjølvsagt at du krediterer dei som skal og bør krediterast.

I tillegg gir riktige arkivreferansar
andre ein moglegheit til å sjekke kjeldene, å etterprøve det som står på trykk,
og å bruke materialet om att i ei anna kontekst.

Slik
skriv du riktig arkivreferanse
Biletet til denne saka er av fire unge
damer i ein robåt i Esefjorden/Balholm juli 1911. Marinefartøyet i bakgrunnen
er S.M.S. Hansa, eit av keisar Wilhelm sine skip som var på besøk i
Sognefjorden denne sommaren.

Rett arkivreferanse bør innehalde:

·      Namn på fotograf dersom dette er oppgitt (Magdalene Kroepelin Gran)

·      Namn på bevaringsinstitusjon (RA, Riksarkivet)

·      Namn på arkiv (DA-0051 Bent Kure)

·      Serie- og album- eller eskenummer (Serie U, album eller eske L0001)

Under dette biletet skal det då stå:
Foto: Magdalene Elisabeth Kroepelin
Gran/Riksarkivet/Arkivet etter Bent Kure/RA/DA-0051/U/L0001. Med desse
opplysningane kan vi raskt hente fram fotoalbumet som dette biletet er ein del
av.

Til slutt ei lita tilståing: også
arkivarar syndar mot dette. Neste gong du tek kontakt med oss for å få eit
dokument eller bilete: sørg for at vi også gir deg korrekt arkivreferanse. Vi
må alle bli flinkare til å hugse på at Riksarkivet + gode arkivreferansar =
sant.

Av Helen F Nicholson, kommunikasjonsrådgjevar